针对电子邮件积压所带来的问题,我们该怎么办呢?

  • 中国新闻网
  • 2019-06-13 17:07:31

中新网6月13日电 据外媒12日报道,电子邮件是现代职场中重要的沟通工具。然而,一项研究显示,若是堆积在邮箱里的太多,可能会对人的健康有害。

据报道,英国曼彻斯特大学库珀教授进行的一项研究发现,电子邮箱里存着很多没处理的邮件与工作量太大带来的压力有关联。

他说:“电邮是与人保持联络的好方式,特别是跟远在偏僻地方的人。它也是传送资料、数据等的好方法。电邮本身是没有问题的,有问题的是人们使用它的方式。”

他认为,很多人不知道使用电子邮件的最好办法,也不知道哪些是使用电邮时不应该做的事情。他说:“我们常把邮件抄送给所有人,而不是那一两个我们真正需要去沟通的人。”

那么,针对电子邮件积压所带来的问题,我们该怎么办呢?

【强制“下线”】

据悉,2017年,法国已经立法要求各家公司拿出行动计划确保员工有“不在线”的权利,即在下班之后不必受工作邮件的干扰。

2018年8月,英国公司Rentokil Initial的法国分公司被裁定违反了这一法规,必须赔偿一名员工6万欧元。虽然英国并没有类似的法律条规,但是有些公司已经开始采取行动。

英国一家市场推广公司Platypus Digital自2014年成立以来,就禁止员工在内部沟通时使用电子邮件。任何员工发送电邮给公司同事,将给慈善机构捐5镑钱作为警示。

该公司的经理柯林斯说,“我们都在慈善机构或商业公司里工作过较长时间,都体会过内部电邮泛滥的问题,这一问题的结果就是,我们一天的绝大部分时间都被毫无必要地浪费在向同事通报最新情况上。”

【随时清空收件箱】

除了企业方面的努力,一些职场人士还尝试着随时清空邮件箱。

半年前,纽约一家律师事务所的经理高德森决定严格管理自己的邮箱,最理想的状态是不让收件箱里留下任何未处理的邮件。

高德森说:“我现在对电邮的办法是完全革命化的。我再也不必担心邮箱里还有邮件没有处理,或者忘了处理……这样的工作方式很有满足感,我觉得效率更高,精神上也更加轻松了。”

不过高德森承认,对很多人来说,这么做有很多障碍。还有人认为她肯定是工作不够忙碌才可以这样。对此她也不同意。她说:“你越忙,越需要有条理。”

【使用替代性办公产品】

因为对电邮伤透了脑筋,很多公司开始研发新的办公软件。这些软件的共同特点之一是,让员工按群互通信息,而不是按个人信箱,这样可以有效降低沟通成本。

上文提到的英国Platypus Digital公司就利用短信服务和谷歌的文件共享软件等其他办公软件服务彼此沟通。

该公司经理柯林斯说,使用这些工具,更加有效也更好玩。

不过,虽然很多人谈起办公群聊工具都眉飞色舞,但这些工具似乎并不能完全替代电子邮件。电邮仍然是与外部联系的最好方式。

对此,柯林斯表示,他用电邮的秘诀就是使用时严格把关。他在所有发出去的文件中都附了一个说明,解释自己用电邮的守则,提醒联系人他的邮件将尽量简短,除非对方是现在的客户,否则不要期待他很快回复。

他说很多人都喜欢这份守则,而且好像很有效果。

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